Reformasi birokrasi dilakukan secara bertahap. Tahap pertama, membangun kepercayaan, dilakukan 2004-2006. Dalam periode ini dilaksanakan berbagai upaya peningkatan pelayanan publik melalui penetapan best practices dan  pembentukan One Stop Services (OSS).  Sebab dengan pelayanan publik yang baik diharapkan bisa meningkatkan kepercayaan rakyat terhadap pemerintah, karena pelayanan prima mencerminkan pemerintahan yang bersih dari korupsi.

Tahap kedua, meningkatkan investasi, baik PMDN sebagai fokus utama, maupun PMA yang juga menentukan. Itu dilakukan 2006-2007.  Investasi merupakan jawaban untuk mengurangi pengangguran. Pada tahap ini pelayanan publik ditekan­kan pada pelayanan investasi, dengan mengu­tamakan pemberdayaan masyarakat. 

Tahap ketiga, yakni pembentukan pilot project reformasi birokrasi (2007 - 2025), de­ngan memprioritaskan Depkeu, Mahkamah Agung, dan BPK. Penentuan tiga lembaga itu belajar dari penga­laman di sejumlah negara Asia, Amerika, dan  Australia, yakni dipilih lembaga yang mengelola keuangan, lembaga yang menangani pemerik­saan keuangan dan penertiban aparatur, lemba­ga/aparat penegakan hukum, dan  lembaga yang menangani pelayanan secara langsung kepada masyarakat.

Quick Win

Penentuan pilot project di Indonesia, sudah pasti mempertimbangkan kemampuan keuang­an negara dalam menyediakan dana. Prioritas  juga ditentukan berdasarkan pertimbangan peningkatan kemampuan ekonomi, dan  ke­berhasilan pemberantasan korupsi. Kemu­dian sebagai key factor, adalah peningkatan pelayanan publik yang menjadi target paling utama reformasi birokrasi.

Oleh karena itu, masing-masing depar­temen/kementerian (lembaga) harus  memiliki quick win, yakni perbaikan sistem kerja yang berdampak pada peningkatan efisiensi, efek­tivitas, serta produktivitas SDM Aparatur yang transparan dan  akuntabel, serta telah memili­ki Standard Operating Procedure yang sesuai kaidah manajemen mo­dern yang dipraktekkan konsisten dan  serius, hingga mempermudah dan  memperlancar pelayanan prima.

Dipilihnya tiga instansi sebagai pilot pro­ject juga untuk segera membuktikan, bahwa kebocoran akan berkurang, pemasukan uang negara meningkat, penegakan hukum bisa dilaksanakan.

Untuk dapat mengikuti pilot project, ke­menterian/lembaga juga harus  memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.     Penyusunan job evaluation, job description pengukuran beban kerja dan  tang­gung jawab jabatan, serta job grading and job pricing.

2.    Review ketatalak­ sanaan (business process) agar ter­susun SOP yang lebih efisien dan efektif dengan mengoptimalkan teknologi informasi dan  komunikasi;

3.     Penilaian (assess­ ment) status dan  kebutuhan SDM Aparatur;

4.     Penetapan Key Performance Indicators (KPI) setiap jabatan atau unit kerja;

5.     Perumusan besaran tunjangan insentif ki­nerja sesuai bobot tugas, wewenang dan  tanggung jawab (nilai jabatan) dalam rang­ka penegakan reward and punishment.

Agar reformasi birokrasi dapat berjalan baik tanpa kehilangan arah, dan  lebih rasio­nal, harus  memperhatikan 7 (tujuh) faktor penentu, yakni:

1.    Kemauan dan komitmen politik yang kuat, mulai dari pimpinan tertinggi sam­pai pimpinan instansi terbawah, yang harus  bisa diterjemahkan oleh seluruh aparatur dalam tekad untuk melakukan reformasi;

2.     Kesepahaman, yakni kesamaan persepsi, pandangan, dan  cara berpikir setiap apa­ratur, bahwa reformasi birokrasi baru  dijalankan demi meningkatkan kualitas aparatur itu sendiri dan  kualitas hidup ma­syarakat;

3.     Konsistensi dan keseriusan,. yang sa­ngat diperlukan dalam rangka pelaksanaan reformasi birokrasi, karena hal itu merupakan proses yang berulang dan  ber­kelanjutan. Konsistensi juga berarti kedi­siplinan untuk menjalankan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang ada;

4.    Sistem penunjang, yang diperlukan un­tuk mensukseskan reformasi birokrasi, yakni nomor identitas tunggal (single identi­fication number/SIN), e-government, dan  crimi­nal justice system (CJS);

5.     Undang-undang, yang sangat erat kait­annya dengan keberhasilan reformasi bi­rokrasi, tetapi masih ada yang perlu dise­lesaikan. Yakni (1) RUU Pelayanan Publik; (2) RUU Administrasi Pemerintahan; (3) RUU Tata Hubungan Pemerintah Pusat dan  Daerah; (4) RUU Etika Penyeleng­gara Negara; (5) RUU Sistem Pengawasan Nasional; (6) RUU Kepegawaian Negara; (7) RUU Badan Layanan Nirlaba; (8) RUU Kementerian & Kementerian Negara; dan  (9) RUU Akuntabilitas Penyelenggara Ne­gara;

6.     Ketersediaan anggaran, agar reformasi birokrasi berjalan rasional diperlukan ang­garan yang memadai;

7.    Sistem kontrol yang efektif dari ber­bagai unsur, seperti komisi atau lemba­ga pemantau, organisasi masyarakat atau 'watchdog' dan  mekanisme pelibatan parti­sipasi masyarakat secara aktif.

Lima sasaran

Reformasi birokrasi sebagai upaya pem­baruan dan  perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan dilak­sanakan, karena adanya kondisi yang memak­sa dan harus diambil langkah-langkah men­dasar, komprehensif, dan  sistemik sehingga secara bertahap dapat terwujud clean govern­ment and good governance.

 Ada 5 sasaran reformasi birokrasi, yakni terwujudnya:

1.    Birokrasi yang bersih dan berwibawa, dengan upaya yang difokuskan pada pencegahan KKN melalui pembenahan sistem pengelolaan anggaran, perbaik­an kesejahteraan pegawai, peningkatan pengawasan dan  penegakan aturan-aturan hukum, di samping upaya penindakan.

2.    Birokrasi yang efisien, efektif dan produktif, kreatif dan inovatif, dengan mengurangi pemborosan keuangan nega­ra melalui program-program penghema­tan pembiayaan birokrasi. Penghitungan beban belanja riil birokrasi merupakan fokus utama sebagai dasar untuk mengi­dentifikasi pengeluaran­pengeluaran negara yang dapat dihe­mat. Pen­gurangan pembo­rosan terterkait dengan besaran orga­nisasi, kualitas pegawai serta sistem dan  mekanisme kerja pegawai dalam melak­sanakan urusan pemerintahan.

3.    Birokrasi yang transparan dan akunta­bel, yang difokuskan agar praktek penye­lenggaraan urusan pemerintahan dan  pe­layanan umum dapat diakses secara luas oleh masyarakat, sehingga dapat memper­sempit peluang KKN, serta dalam rangka memberdayakan masyarakat.

4.    Birokrasi yang amanah melayani, yang dilakukan dengan mengubah orientasi dan  paradigma birokrasi yang primordial (minta dilayani) menjadi melayani masya­rakat. Selanjutnya dibangun sistem yang memungkinkan birokrasi menjadi re­sponsif terhadap berbagai keluhan dan  kebutuhan, serta penciptaan kondisi peru­bahan ke arah lebih maju, berdaya saing tinggi yang benar dan  tepat dari masyara­kat.

5.   Birokrasi yang terdesentralisasi, dengan manajemen yang benar, dibuat aturan agar pimpinan lembaga mendelegasikan sebagian kewenangan pengambilan kepu­tusan kepada aparatur terdepan, sehingga pengambilan keputusan administrasi pe­merintahan dan  pelayanan publik dapat dipersingkat dan  dipercepat, efektif, efi­sien, dan  lebih produktif. yakni well plan, well organize, well arange, and well control.

Kondisi obyektif

Kenyataan yang dihadapi belakangan ini adalah tingginya ekspektasi masyarakat yang sudah tidak sabar menginginkan perubahan, karena mereka sudah bosan dengan janji-janji tanpa realisasi, serta kejenuhan terhadap pe­layanan publik yang masih buruk.

Di pihak lain, kondisi obyektif birokrasi pemerintahan yang jumlah dan  persebaran alokasi serta kompetensi SDM Aparatur tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi. Selain itu tingkat kesejahteraan dan  etos kerja pada  umumnya masih rendah.

Dari sisi ketatalaksana­an, banyaknya ketidakjelasan prosedur kerja, bertele-tele dan  menyita waktu, banyaknya meja birokrasi yang terlibat dalam penyelesaian dokumen merupakan permasalahan tersendiri di bidang ketatalaksanaan. lni aki­bat belum adanya Standard Operating Procedure (SOP) dari aktivitas birokrasi pemerintahan, dan  belum optimalnya pemanfaatan ke­majuan teknologi informasi dan  komu­nikasi.

Empat strategi

Dengan kondisi obyektif tersebut, maka ada empat strategi yang digunakan dalam reformasi birokrasi, yakni restrukturisasi; simplifikasi dan  otomatisasi; rasionali­sasi; serta regulasi & deregulasi.

Restrukturisasi diterapkan untuk meng­ubah, mengganti, dan  menyempurnakan struktur organisasi yang dinilai tidak efisien, menimbulkan ekonomi biaya tinggi, terjadi tumpang tindih fungsi, kurang efektif. Re­strukturisasi juga diberlakukan terhadap sistem yang dinilai kurang proporsional, atau kurang memberikan hasil optimal.      ­

Adapun simpliflkasi (penyederhanaan) diterapkan untuk sistem prosedur, proses, dan  cara yang rumit, berbelit-belit, dan  memakan waktu lama. Selain itu juga dapat dilakukan melalui sistem otomatisasi atau optimalisasi pemanfaatan teknologi informasi dan  komu­nikasi, sehingga proses atau prosedur bisa ditempuh dalam waktu singkat.

Rasionalisasi dan  realokasi SDM Apa­ratur dilakukan agar lebih efektif dan  efisien, dan  dapat memenuhi tuntutan kebutuhan organisasi.

Regulasi diberlakukan untuk hal-­hal yang belum diatur. Adapun deregulasi dilakukan terhadap berbagai peraturan per­undangan yang dinilai menimbulkan masalah.

Sumber: Layanan Publik, Berkala Kementerian Negara PAN,  Tahun III Edisi XX 2007.